１．對(duì)會(huì)議場(chǎng)地進(jìn)行審核，對(duì)所用供應(yīng)商認(rèn)真考核，  ２．對(duì)會(huì)議所需場(chǎng)地，餐飲等費(fèi)用價(jià)格的確定．  

３．確定會(huì)議登記接待，住房接待，餐飲接待，及現(xiàn)場(chǎng)接待的程序．  ４．對(duì)會(huì)議主要客戶，及VIP客人的特殊安排．  

５．針對(duì)此次會(huì)議制定會(huì)議工作表；會(huì)議標(biāo)語及口號(hào)確定會(huì)議形象；印刷品的品種和數(shù)量；燈光音響視頻及裝飾方案．  ６．與客戶溝通確定人員名單．  ７．成立項(xiàng)目小組布置會(huì)議場(chǎng)地．  ８．為會(huì)議安排禮儀小姐及接待工作．  ９．保證會(huì)議進(jìn)行時(shí)設(shè)備能完善且及時(shí)的配合   １０．燈光視頻音頻都由專人負(fù)責(zé)．  

１１．會(huì)議召開之前公司內(nèi)部進(jìn)行預(yù)演，聽取客戶意見后進(jìn)行修改完善．  １２．接待設(shè)備和物資方面的準(zhǔn)備工作．  １３．專人負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)服務(wù)，處理臨時(shí)情況．  １４．應(yīng)客戶要求適當(dāng)安排娛樂活動(dòng)烘托會(huì)場(chǎng)氣氛．  

１５．安排查詢，預(yù)定，更換務(wù)的服務(wù)并推薦當(dāng)?shù)孛麆僖怨┥贁?shù)客人會(huì)后游覽．  １６．會(huì)后幫助客戶收集來賓反饋表，來賓名片，收取簽到簿，發(fā)放禮品．  １７．總結(jié)會(huì)議過程，編寫會(huì)議報(bào)告，反饋給客戶．詢問客戶對(duì)此次會(huì)議的感受．

17]技術(shù)講座：部分展覽會(huì)還同期舉辦技術(shù)講座和研討會(huì)，除大會(huì)特別要請(qǐng)的專題報(bào)告講座外，參展商也可以要求在期間舉辦一場(chǎng)或者多場(chǎng)講座。這是向各界來訪者推薦新產(chǎn)品和新服務(wù)的一種很好的形式，這些有備而來的參加者，費(fèi)普通聽眾，展覽展示搭建，而是人士，這是您發(fā)展用戶的良好機(jī)會(huì)。通常，在交納規(guī)定的費(fèi)用后，大會(huì)主辦者提供會(huì)議室和基本的會(huì)議設(shè)備。特殊的會(huì)議設(shè)備，您可以預(yù)先甚至臨時(shí)租用。請(qǐng)繼續(xù)看下段文字。 舉辦活動(dòng)及租用會(huì)議設(shè)備 

    為了吸引觀眾，參展商可以在展位內(nèi)舉辦小型活動(dòng)，如小型產(chǎn)品講座，技術(shù)講座，發(fā)送小紀(jì)念品，甚至新穎的文藝演出。總之，應(yīng)在有限的時(shí)間、場(chǎng)地和經(jīng)費(fèi)預(yù)算內(nèi)達(dá)到好的宣傳效果。這些活動(dòng)所需要的設(shè)備，包括上述會(huì)議、技術(shù)講座所需要的設(shè)備，如聲像設(shè)備的大屏幕電視、電視墻、音響、舞臺(tái)燈光、電視、錄像機(jī)、ＶＣＤ、ＤＶＤ等

安排展會(huì)期間現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)急服務(wù)和增值服務(wù)

 在開展期間，主要是客戶的接待工作，但很多時(shí)候會(huì)需要對(duì)展臺(tái)進(jìn)行維護(hù)和臨時(shí)配置東西。業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人員和一二個(gè)工人應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行應(yīng)急服務(wù)。從客戶方來講，他很是希望能夠在展覽期間有展覽公司的人在場(chǎng)，并且是他熟悉的，能夠有需要的時(shí)候隨時(shí)可以得到解決?？蛻粼诂F(xiàn)場(chǎng)的工作人員應(yīng)該有我們的現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)人員的直接的聯(lián)系方法。

 增值服務(wù)方面可以很廣泛，有些業(yè)務(wù)人員在現(xiàn)場(chǎng)幫助客戶做接待工作，外語水平好的可以充當(dāng)翻譯服務(wù)，甚至可以幫助客戶發(fā)送資料、安排客戶間見面等。 2．配合客戶展品離場(chǎng)和現(xiàn)場(chǎng)拆除

 展覽結(jié)束后，應(yīng)首先配合客戶把展品撤離現(xiàn)場(chǎng)，再進(jìn)行展位的拆除，如果客戶對(duì)有些材料需要再次使用的，應(yīng)幫助其大包運(yùn)輸；如果是需要我們保存的，應(yīng)主要拆裝。 3.退回前期預(yù)付的相關(guān)費(fèi)用

 完成工程后，應(yīng)即時(shí)進(jìn)行成本總結(jié)，向展館或主辦方退回事先預(yù)付的電箱申請(qǐng)、通訊押金等費(fèi)用