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電子檔案規(guī)范進(jìn)行著錄有利于提高利用和其憑證作用
隨著檔案信息化的不斷推進(jìn)，電子檔案著錄工作也將不斷深入，為了滿足電子檔案著錄工作的實(shí)際需要，加強(qiáng)電子檔案的管理，財(cái)務(wù)檔案整理解決方案，明確電子檔案可以對(duì)數(shù)字化前整理的著錄環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范，準(zhǔn)確地對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果進(jìn)行著錄，這樣不僅可以有效提高紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的檢索成功率，增加檔案的利用率，同時(shí)還能夠保證電子檔案的真實(shí)性、有效性、完整性，從而發(fā)揮檔案的憑證作用。
檔案整理的分類和實(shí)用整理步驟
根據(jù)所有的檔案把不同類別的檔案區(qū)分開來；鑒別每一份文件的保管期限，財(cái)務(wù)檔案整理外包，相同保管期限、相同類別的檔案材料作為一個(gè)組卷單位，不同類別、不同保管期限 資料不能混裝在同一個(gè)檔案盒中。排序采用年度一保管期限一分類的方法，財(cái)務(wù)檔案整理流程，同一保管期限的檔案資料，同一責(zé)任者的檔案資料按檔案形成的時(shí)間先后排序，報(bào)告、請示件要同批示、批復(fù)一起組件，批復(fù)、批示在前，請示報(bào)告在后;正件在前、附件在后;正本在前，定稿在后;轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后重大活動(dòng)資料可裝訂成冊，作為一件。在組卷過程中，北京財(cái)務(wù)檔案整理，去掉 重復(fù)的檔案材料，同類文件較少的能夠立薄卷。
檔案的裝訂是檔案整理重要的內(nèi)容之一
檔案裝訂工作的重要性不容忽視。紙質(zhì)文書檔案作為重要的原始憑證，其整理和保管在檔案管理中至關(guān)重要，其中檔案裝訂工作是檔案整理中重要的內(nèi)容之一。由于檔案分類、內(nèi)容不同，其裝訂方法也應(yīng)有所差異，主要包括了獨(dú)立裝訂和混合裝訂的方式在實(shí)際整理過程中，工作人員應(yīng)根據(jù)檔案的實(shí)際情況，選擇合理的裝訂方式。另外為了提高后期檔案查閱效率，應(yīng)將完成裝訂的相關(guān)檔案放置在同一個(gè)類目中進(jìn)行保管。
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第2年
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