檔案室規(guī)范化建設
首先從建設單位實際情況出發(fā),保證限度地維護檔案的完整與安全,方便檔案的利用;維護檔案的完整:首先一是指保持檔案內容和形式的有機聯系;二是指保證檔案材料不缺少、不遺漏、不分割;
維護檔案的安全:一是指不發(fā)生丟失、水浸、霉變、蟲害、鼠害等損毀檔案的事故;二是指防止檔案內容泄密;
方便檔案的利用:一是指運用計算機等現代化管理手段,提高檢索和利用的效率。二是指提供安全保密的檔案閱覽環(huán)境以及檔案的條件和設備等。
從安全方面來講,檔案室的建設要遠離空氣污染區(qū),且需要配備完善的防護設施,具備防火、防水(潮)、防高溫、防盜、防蟲、防鼠、防有害氣體、防光、防磁等要求。同時在保密安全方面,智慧檔案館一體化建設軟件,要做到功能區(qū)域劃分,將檔案室、辦公室、閱覽室分開。做好檔案的權限分級,智能管理,實現檔案存取借閱的流程規(guī)范安全。
智能化檔案室建設標準
檔案室作為集中保管檔案的文化事業(yè)機構,是保管檔案。關于現代化檔案室建設標準要求,以建設成為功能齊全的信息化、無人值守的現代化新型檔案庫房為目標。以及檔案室安全保護“十防”(防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體)的設計要求,智慧檔案館一體化建設服務,并結合檔案室安全信息化的實際需求。設備及系統設計以集成化、科學化為基本目標,在實現信息化安全保護、智能化、現代化管理的各項實際功能需求基礎上,北京智慧檔案館一體化建設,充分體現經濟實用、節(jié)約財政資金的設計原則。
檔案館智能化建設
只有感知,才能更好地將檔案信息、檔案實體與互聯網結合起來,進行智能化的管理。一般情況下,智慧檔案館一體化建設流程,通過傳感器和射頻技術對檔案進行智能識別、監(jiān)控,以科學手段抽取、整合和應用、管理檔案信息。檔案信息存儲是在檔案建設中離不開數據的運算,要解決這一問題,根據檔案的保密屬性,檔案館又應當有屬于獨有的數據計算和存儲能力以及滿足工作需要的服務器及存儲設備。
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