檔案文件在整理過(guò)程中要注意維護(hù)和保持原有的基礎(chǔ)
檔案文件是在特定的歷史、條件、環(huán)境、事件背景下形成的,在整理過(guò)程中一定要維護(hù)和保持,以便未來(lái)再現(xiàn)這種歷史聯(lián)系。檔案的整理應(yīng)該充分利用原有的基礎(chǔ),北京會(huì)計(jì)檔案整理,充分重視和利用先前整理的基礎(chǔ),不要輕易的打亂、重整。
例如業(yè)務(wù)部門或者文書人員整理的順序、整理的方法,如果僅因?yàn)閭€(gè)人感覺(jué)已經(jīng)落伍,會(huì)計(jì)檔案整理流程,就把它重新打亂、重新按照自已的要求來(lái)做,像這種觀念是不可取的,我們提倡應(yīng)該充分的重視和利用之前已經(jīng)整理好的那種已有的這個(gè)基礎(chǔ)。
檔案的文件材料整理需要科學(xué)和技術(shù)
文件材料的整理是按照科學(xué)的方法和規(guī)則進(jìn)行的,是一項(xiàng)技術(shù)性的工作。對(duì)歸檔的文件材料進(jìn)行科學(xué)的整理是檔案室的主要任務(wù)之一。通過(guò)檔案收集工作集中到檔案館,只有經(jīng)過(guò)科學(xué)整理,使零散的文件資料實(shí)現(xiàn)條理、秩序,并將其中的關(guān)鍵成分通過(guò)整理凸現(xiàn)出來(lái),才能有效地提供利用。因此,會(huì)計(jì)檔案整理外包服務(wù),文件材料歸檔整理工作是檔案業(yè)務(wù)的中心環(huán)節(jié)。
檔案整理的分類和實(shí)用整理步驟
根據(jù)所有的檔案把不同類別的檔案區(qū)分開來(lái);鑒別每一份文件的保管期限,相同保管期限、相同類別的檔案材料作為一個(gè)組卷單位,不同類別、不同保管期限 資料不能混裝在同一個(gè)檔案盒中。排序采用年度一保管期限一分類的方法,同一保管期限的檔案資料,同一責(zé)任者的檔案資料按檔案形成的時(shí)間先后排序,報(bào)告、請(qǐng)示件要同批示、批復(fù)一起組件,批復(fù)、批示在前,請(qǐng)示報(bào)告在后;正件在前、附件在后;正本在前,定稿在后;轉(zhuǎn)發(fā)件在前,被轉(zhuǎn)發(fā)件在后重大活動(dòng)資料可裝訂成冊(cè),會(huì)計(jì)檔案整理外包,作為一件。在組卷過(guò)程中,去掉 重復(fù)的檔案材料,同類文件較少的能夠立薄卷。
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