檔案數(shù)字化加工該如何做呢?
(1)紙質(zhì)檔案數(shù)字化需要相應(yīng)的設(shè)備和場(chǎng)所,數(shù)字化處理的場(chǎng)所應(yīng)具有足夠的空間和合理的布局,并可配備門(mén)禁、防盜、視頻監(jiān)控等消防系統(tǒng)和安防系統(tǒng)。
(2)數(shù)字處理設(shè)備需要計(jì)算機(jī)、掃描儀、錄音機(jī)和存儲(chǔ)介質(zhì)。如果可以配置服務(wù)器、備份設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)等則更好。
(3)數(shù)字處理工作還需要相應(yīng)的軟件系統(tǒng)支持,如操作系統(tǒng)、文件管理軟件、掃描程序、錄音軟件、備份軟件、殺毒軟件等。確保數(shù)字處理工作的安全和保障。
中泰德信公司擁有完備的檔案管理系統(tǒng),并且支持掃描儀、掃描程序,可以很好地利用外接設(shè)備,天津軍建檔案數(shù)字化,將實(shí)物檔案進(jìn)行電子化,還能保存到系統(tǒng)當(dāng)中。
檔案數(shù)字化加工的前提條件是什么呢?
檔案調(diào)卷
這個(gè)過(guò)程要定一個(gè)專(zhuān)門(mén)的負(fù)責(zé)人與客戶(檔案館庫(kù)房管理員)共同完成,將待加工的檔案從庫(kù)房搬運(yùn)到加工現(xiàn)場(chǎng),對(duì)檔案要逐份清點(diǎn),并辦理檔案交接登記,與客戶做好交接記錄,確定無(wú)誤后方可進(jìn)行拆卷環(huán)節(jié)的工作。
整理及著錄
檔案目錄的整理是數(shù)字化加工工作的前提條件,如果沒(méi)有正確的檔案目錄,會(huì)給后序工作帶來(lái)很多麻煩,所以在數(shù)字化加工之前必須有完整且正確的檔案目錄。
檔案數(shù)字化加工的中心步驟
在檔案數(shù)字化加工過(guò)程中,想要完成紙質(zhì)檔案的數(shù)字轉(zhuǎn)化,需提高下檔案查詢效率,實(shí)現(xiàn)檔案信息共享,其中心步驟:
檔案工作人員拿到檔案后,首先要對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)整理,包括對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào),核對(duì)檔案頁(yè)碼,其頁(yè)號(hào)編寫(xiě)有誤的重新編號(hào),對(duì)可拆訂的做拆訂處理,以便掃描時(shí)的批次處理。
如果發(fā)現(xiàn)檔案有出現(xiàn)折皺不平會(huì)影響到后期掃描質(zhì)量的文件,應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)處理;如果文件存在破損,軍建檔案數(shù)字化流程,要行技術(shù)修復(fù)并做好標(biāo)注;對(duì)于文件破損嚴(yán)重不能修復(fù)掃描的應(yīng)做好區(qū)分標(biāo)注。
掃描完成后,需采用自動(dòng)化處理和人工處理相結(jié)合的方式,軍建檔案數(shù)字化方案,逐張檢查圖像質(zhì)量,包括圖像順序與檔案原件是否一致,有無(wú)漏掃、重張等情況,其次圖像有無(wú)黑邊、折角以及圖像偏斜度、清晰度、失真度等,發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求及時(shí)進(jìn)行調(diào)整改正,確保圖像順序正確和質(zhì)量。
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