對于檔案實(shí)體整理標(biāo)準(zhǔn)是客觀判斷來進(jìn)行合理干預(yù)及真實(shí)還原
檔案實(shí)體是數(shù)字性和保護(hù)的客體,是數(shù)字化設(shè)備的直接作用對象,是直接影響檔案數(shù)字化品質(zhì)的關(guān)鍵因素之一。在實(shí)施數(shù)字化之前,對于檔案實(shí)體的客觀整理標(biāo)準(zhǔn)就是客觀判斷檔案實(shí)體狀態(tài),軍建檔案整理外包,干預(yù)、真實(shí)還原,大限度保留原始檔案的原汁原味。它的整理標(biāo)準(zhǔn)包括:頁碼標(biāo)記完整準(zhǔn)確,不缺頁跳頁;檔案案卷或文件整潔整齊,無卷邊,無折頁;如遇紙張發(fā)脆或載體破杯(如蟲蛀、磨損等)要以宣紙托裱、修補(bǔ)或加固;頁碼規(guī)范,無跳頁缺頁漏頁;脊背裝訂且紙張狀況良好的可視情況進(jìn)行裁剪,非標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格的檔案應(yīng)通過接邊、襯紙等方式進(jìn)行加工,做好這些利于快速掃描。
檔案文件在整理過程中要注意維護(hù)和保持原有的基礎(chǔ)
檔案文件是在特定的歷史、條件、環(huán)境、事件背景下形成的,在整理過程中一定要維護(hù)和保持,以便未來再現(xiàn)這種歷史聯(lián)系。檔案的整理應(yīng)該充分利用原有的基礎(chǔ),充分重視和利用先前整理的基礎(chǔ),不要輕易的打亂、重整。
例如業(yè)務(wù)部門或者文書人員整理的順序、整理的方法,如果僅因?yàn)閭€(gè)人感覺已經(jīng)落伍,軍建檔案整理外包服務(wù),就把它重新打亂、重新按照自已的要求來做,像這種觀念是不可取的,我們提倡應(yīng)該充分的重視和利用之前已經(jīng)整理好的那種已有的這個(gè)基礎(chǔ)。
檔案整理數(shù)字化處理的四個(gè)步驟
檔案數(shù)字化前處理工作是對檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換前開展的一種技術(shù)準(zhǔn)備工作,是在充分尊重檔案真實(shí)的基礎(chǔ)上,從便于保管利用的角度出發(fā),為適應(yīng)檔案數(shù)字化的技術(shù)要求開展的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。檔案數(shù)字化前處理工作是檔案信息化的基礎(chǔ),北京軍建檔案整理,對于整理工作的開展具有十分重要的意義。
檔案數(shù)字化處理首先要確定掃描頁。原則上應(yīng)將確定為數(shù)字化對象的紙質(zhì)檔案全部掃描,不宜進(jìn)行挑掃。如有不需要掃描的頁面應(yīng)加以標(biāo)注。第二步要編制頁號。應(yīng)對沒有頁號或頁號不正確的檔案重新編制頁號。在重新編制頁號時(shí),一般用鉛筆。應(yīng)將破損頁面、缺頁等特殊情況進(jìn)行登記。第三步是拆除裝訂。應(yīng)以對紙質(zhì)檔案的保護(hù)為原則確定是否拆除裝訂。第四步是技術(shù)修復(fù)。褶皺不平影響掃描質(zhì)量的紙質(zhì)檔案應(yīng)行壓平等相應(yīng)技術(shù)處理。
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