檔案數(shù)字化加工的優(yōu)勢
1、確保傳統(tǒng)載體檔案的安全保障,減少檔案被各種人為損害或自然侵害等安全系數(shù);
2、實現(xiàn)檔案精細化、自動化管理的基礎;
3、可以通過網(wǎng)絡傳送,科技檔案數(shù)字化方案,實現(xiàn)檔案信息的遠程利用、便捷利用、多人異地同時利用;還可以通過大數(shù)據(jù)技術(shù),對檔案信息進行自動檢索;
4、節(jié)省檔案館(室)的日常工作,把工作人員從繁重、復雜的勞動中解放出來;
5、是檔案館(室)同其他部門實現(xiàn)對接的需要。在辦公自動化、信息傳輸網(wǎng)絡化日益普及的情況下,社會上很多部門已經(jīng)實行了無紙辦公和信息的網(wǎng)絡傳送。傳統(tǒng)載體檔案不數(shù)字化,根本無法與其他單位對接,無法融入社會。
檔案數(shù)字化加工
使用數(shù)字化文件的方法基本上是通過目錄搜索數(shù)據(jù),并且要仔細的檢查目錄能否與圖像和數(shù)字復印的一一對應,其檢查合格率應為100%,發(fā)現(xiàn)問題時,必須重新修改完善。
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檔案數(shù)字化加工的前提條件是什么呢?
檔案調(diào)卷
這個過程要定一個專門的負責人與客戶(檔案館庫房管理員)共同完成,科技檔案數(shù)字化流程,將待加工的檔案從庫房搬運到加工現(xiàn)場,對檔案要逐份清點,并辦理檔案交接登記,天津科技檔案數(shù)字化,與客戶做好交接記錄,確定無誤后方可進行拆卷環(huán)節(jié)的工作。
整理及著錄
檔案目錄的整理是數(shù)字化加工工作的前提條件,如果沒有正確的檔案目錄,會給后序工作帶來很多麻煩,所以在數(shù)字化加工之前必須有完整且正確的檔案目錄。
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